文部科学省大学振興課、学術機関課など５課は全国の国公立大学法人、国立高等専門学校機構、学校法人、地方自治体などに対し、教員や研究員の求人公募に関する申請手続きをオンライン化するよう求める通知を出した。
通知によると、各大学法人などは教員らの求人公募に関する申請手続きについて、不断の検証を進め、申請者の事情に柔軟に対応するためにオンライン化を取り入れることを要請した。特に国立大学法人に対しては書面主義や押印原則、対面主義を見直し、積極的な対応を取ることを求めている。
オンライン化の取り組みとして、応募を一律郵送とするのではなく、郵送とオンラインを選択できるようにした事例や、郵送を原則としながらも一定の要件を満たせばオンラインを認めている事例を紹介している。
オンラインでの応募書類提出方法としては、電子メールアドレスで受け付け、応募者がパスワードを設定する方法や、キャリア支援ポータルサイトのウェブ受付機能を利用している例を挙げた。
提出された資料はセキュリティの高い独立したフォルダに格納し、アクセス制限している事例、容量が大きいものはオンラインストレージを活用する事例を紹介している。システム障害で応募書類が不着となることを避けるため、受信確認を必ず行うことも呼びかけている。
